آیا دوست دارید ارتباط هایی که با اعضای گروهتان برقرار می کنید، بهینه و کاربردی باشند؟ آیا از اینکه در ساعت های مختلف مجبور به پاسخگویی سوالات اعضای تیم هستید، خسته شده اید؟ برای رفع این مشکلات می توانید از منشور برقراری ارتباط استفاده کنید. این منشور به شما کمک می کند با تعیین قوانین و شرایطی خاص، ارتباط های بهتری در محیط های کاری داشته باشید. به این ترتیب ساعت های کاری شما به ویژه اگر دورکار هستید، مشخص می شود.
از این طریق بهتر می توانید کارتان را مدیریت کرده و از خسته شدن و کلافگی جلوگیری کنید. برای تهیه این منشور باید چند مرحله را پشت سر بگذارید و برای انجام دادنشان وقت صرف کنید، در غیر این صورت میزان بازدهی و کارایی منشور کاهش می یابد. به همین علت ما قصد داریم در این مقاله به بررسی جوانب مختلف منشور برقراری ارتباط بپردازیم، پس با ما در ادامه مطلب همراه باشید.
منشور برقراری ارتباط چیست؟
نکته مهمی که در مورد این منشور از همین ابتدا باید بدانید؛ اهمیت آن برای گروه های کاری است. در واقع کسی تمایل ندارد به صمیمی ترین دوست خود یا یکی از اعضای خانواده اش بگوید؛ شما فقط و فقط در یک بازه زمانی خاص می توانید با من در ارتباط باشید و در مورد موضوعاتی خاص صحبت کنید. این در حالی است که اغلب مردم تمایل دارند شرایطی خاص در گروه های کاری خود داشته باشند تا میزان رضایت همه اعضاء افزایش یابد.
منشور برقراری ارتباط؛ مجموعه ای از قوانین، نکات و چارچوب هایی برای برقراری ارتباط میان اعضای یک گروه محسوب می شود.
برای اطلاع از نحوه مشخص نمودن اهداف SMART بر روی لینک کلیک کنید.
بهتر است قوانین این منشور با همفکری همه اعضاء گروه ایجاد شود تا میزان رضایت هم افزایش یابد. از جمله قوانینی که در منشورهای برقراری ارتباط تعیین می شوند می توان به؛ تعیین زمان ارسال پیام، انتخاب راه ارتباطی، تعداد سوالات و یا پیام های ارسالی و موارد این چنینی اشاره کرد. به طور کلی این منشور برای افزایش کارایی روابط بین فردی در گروه های کاری به ویژه گروه های مجازی و دورکار تعیین می شود. تا اینجای مطلبو گرفتین؟
برای یادگیری تکنیک های ثروت سازی با کلام، زبان بدن و ارتباط موثر می توانید در دوره های آموزشی مریم مبارکی شرکت کنید.
محدودیت های منشور برقراری ارتباط
همانطور که گفتیم استفاده از منشور برقراری روابط بین فردی و درون گروهی برای روابط دوستانه، عاطفی یا خانوادگی مناسب نیست زیرا با محدودیت هایی همراه است. برای مثال شما می توانید به همکارتان بگویید فقط در یک زمان خاص به سوالات او پاسخ می دهید ولی اگر همین مورد را به صمیمی ترین دوستتان بگویید، قطعا با مشکلات جدی مواجه خواهید شد.
از جمله محدودیت های منشور برقراری ارتباط می توان به شکل گیری روابط بی روح و مکانیکی، ایجاد شرایط خفقان ارتباطی و دوری از همفکری اشاره کرد.
زمانی که نمی توانید آنطور که باید با همکاران خود در ارتباط باشید؛ احتمال سرکوب شدن قدرت خلاقیت به واسطه کاهش همفکری، افزایش می یابد. از طرفی بازدهی کار کاهش یافته و مشکلاتی در این مورد ایجاد می شوند. بنابراین در تهیه این منشور و پایبند بودن به قوانین آن باید جوانب احتیاط را رعایت کرده و باعث شکل گیری مشکلات بیشتری نشوید. برگرد عقب دوباره بخون!
برای اطلاع از مفهوم خودنظم دهی بر روی لینک کلیک کنید.
تهیه منشور برقراری ارتباط
الان که می دانید تهیه منشور، تعیین قوانین و چارچوب برای گروه های کاری به ویژه مجازی و دورکار چه اهمیتی دارد، بهتر است با نحوه تهیه این منشور هم آشنا شوید. همانطور که گفتیم برای افزایش بازدهی باید همه مراحل این منشور را به صورت کامل پشت سر بگذارید. مراحل تهیه منشور برقراری ارتباط شامل موارد نامبرده در ادامه مطلب هستند:
هدف را مشخص کنید
اولین مرحله از تهیه منشور؛ مشخص کردن هدف است. ابتدا باید هدف از ایجاد این منشور را مشخص کنید. آیا برای کاهش تعداد پیام های ارسالی قصد ایجاد منشور برقراری روابط دارید یا استفاده همه اعضای گروه از یک راه ارتباطی؟ بنابراین هر هدفی که در ذهن دارید را به طور کامل یادداشت کنید.
برای اطلاع از نحوه شرکت در دوره آموزشی دومینوی هیجانات بر روی لینک کلیک کنید.
نحوه تهیه منشور را تعیین کنید
بعد از تعیین هدف، نوبت به مشخص کردن نحوه تهیه منشور می رسد. آیا برای تهیه این منشور از فرد خاصی کمک می گیرید یا اینکه همه اعضاء می توانند در این مورد نظرات خود را بیان کنند؟ همچنین باید کسی که بعد از تهیه منشور آن را در اختیار اعضای تیم قرار می دهد را نیز انتخاب کنید.
منشور چه چیزهایی را باید پوشش دهد؟
یکی دیگر از مراحلی که باید برای تهیه منشور برقراری ارتباط پشت سر بگذارید؛ مواردی است که منشور پوشش می دهد. در واقع باید تمامی اهدافی که در نظر دارید را مشخص کرده و از ایجاد ابهام جلوگیری کنید. دیدی چی شد؟
برای اطلاع از نکات آداب معاشرت در مهمانی بر روی لینک کلیک کنید.
قوانین را مشخص کنید
همانطور که گفتیم منشور برقراری ارتباط دربردارنده قوانین، نکات و چارچوب های خاصی است که برای اهداف مشخصی در گروه های کاری ایجاد می شود. بنابراین باید همه مواردی که خودتان یا حتی اعضای گروه در نظر دارند را یادداشت، بررسی و بهترین موارد را انتخاب کنید. برای مثال انتخاب ساعت حضور در جلسه، نحوه پاسخگویی به مشتریان، استفاده از یک راه ارتباطی مشترک برای ارتباط کارکنان با یکدیگر می توانند جزء قوانین منشور باشند.
از بازخوردها استفاده کنید
حین طراحی منشور و طی کردن مراحل آن باید از اعضای تیم بازخورد بگیرید و از آن ها برای بهبود طراحی منشور استفاده کنید. همچنین دریافت و استفاده از بازخوردها باید بعد از اجرای قوانین منشور هم انجام شود.
برای یادگیری تکنیک های ساخت شخصیت قدرتمند، هوش کلامی و جادوی جذابیت می توانید در دوره های آموزشی مریم مبارکی شرکت کنید.
منشور را اجرا کنید
بعد از اینکه مراحل قبلی را به طور کامل و با صرف وقت پشت سر گذاشتید، حال باید قوانین منشور برقراری روابط را اجرا کنید. در این مرحله باید نحوه اجراسازی، ابلاغ به اعضای گروه و حتی ارائه متن کتبی و یا اعمال بر شبکه ها و راه های ارتباطی را نیز مشخص کنید.
کاربرد منشور برقراری ارتباط در زندگی
برقراری نظم در حوزه های مختلف، مزیت های بسیار زیادی دارد. منشور برقراری ارتباط هم به نحوی نظم را در گروه های کاری برقرار می کند، البته برقراری نظم تنها کاربرد این منشور نیست. برای مثال وضع قوانین و ایجاد این منشور از اتلاف وقت جلوگیری می کند، مانع از ارسال بیش از حد و غیر ضروری پیام شده و در نتیجه بازدهی فعالیت اعضاء گروه افزایش می یابد. کسانی که در گروه های مجازی فعالیت می کنند، می توانند در یک ساعت مشخص در مورد کارهایشان با همکاران خود صحبت کرده و به هدف مشترکی که دارند دست پیدا کنند. به طور کلی استفاده از این منشور، چارچوبی را برای روابط بین فردی به خصوص در محیط های کاری ایجاد می کند. مطلب سنگین نبود که؟
برای اطلاع از مفهوم سایه شخصیت بر روی لینک کلیک کنید.
خلاصه مطلب
بدون شک هر گروه کاری دارای یکسری شرایط و قوانین است که اعضاء باید از آن قوانین پیروی کنند. در برخی از گروه های کاری قوانینی برای برقراری ارتباط هم تعیین شده و به اصطلاح منشور برقراری ارتباط نامیده می شوند. این قوانین می توانند متفاوت باشند ولی به طور کلی شامل تعیین وقت برای ارسال پیام، زمان حضور در جلسات، انتخاب راه ارتباطی و موارد این چنینی هستند.
برای یادگیری تکنیک های شخصیت شناسی، جذابیت کلام و نقشه ذهنی در سخنرانی می توانید در دوره های آموزشی مریم مبارکی شرکت کنید. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید از راه های ارتباطی استفاده کنید.