آشنایی با روش یادداشت نویسی کرافورد

چگونه می توان از آگاهی جمعی و ایده های تیم، بخش یا حتی کل سازمان استفاده کرد؟ چگونه می توان این کار را کرد تا صدای همه شنیده شود، نه آنهایی که فقط فکر درست دارند؟ روش یادداشت نویسی کرافورد یک شکل ساده اما مؤثر از طوفان فکری است که برای نظرات همه اعضای تیم ارزش یکسانی قائل است؛ با اینکه ممکن است برخی از اعضای تیم، افرادی درونگرا و کم حرفی باشند. برای آشنایی با این روش تا انتهای مطلب با ما همراه شوید.

آشنایی با روش یادداشت نویسی کرافورد

دکتر سی سی کرافورد به عنوان استاد در رشته علوم تربیتی در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی کار می کرد و همیشه به دنبال راهی برای آموزش تعامل و مشارکت تیمی به دانشجویان خود به شیوه ای موثر و عادلانه بود. این استاد سرانجام در دهه 1920 روشی را برای هدف خود ابداع کرد. نام این روش از مخترع آن گرفته شد و پس از آن به روش یادداشت نویسی کرافورد معروف شد.

مزیت این نوع طوفان فکری گروهی، دستیابی به طیف وسیعی از ایده ها و راه حل ها محدود نمی شود. روش کرافورد باعث می‌شود اعضای تیم بیشتر درگیر شوند و احساس کنند که ایده‌هایشان ارزشمند است. گذاشتن ایده ها روی کاغذ مزایای دیگری نیز دارد. وقتی افراد به جای صحبت کردن از کاغذ استفاده می کنند، راحت تر و آزادتر فکر می کنند و کمتر حواسشان پرت می شود. علاوه بر این، روش یادداشت نویسی کرافورد عدالت و برابری را بین افراد ساکت و اعضای پرحرف به ارمغان می آورد.

مراحل یادداشت نویسی کرافورد

 آماده کردن

قبل از شروع جلسه به نحوه ارائه مشکل فکر کنید. به نحوه تجزیه و تحلیل راه حل ها فکر کنید و در نهایت ببینید که چگونه باید به اعضای تیم درباره ایده هایشان بازخورد بدهید.

دفترچه یادداشت یا برگه هایی برای یادداشت ایده ها آماده کنید. هر فرد بسته به مشکلی که حل می کند باید بین 5 تا 25 ایده بنویسد. بنابراین کاغذ کافی در دست داشته باشید!

برای اطلاع از نحوه شرکت در سمینار کاریزما کلاب بر روی لینک کلیک کنید.

افراد را توجیه کنید و روند کار را برای آنها توضیح دهید

در ابتدای جلسه مشکل را واضح و دقیق توضیح دهید. در عین دقت و صریح بودن، سعی کنید مشکل را به ساده ترین شکل ممکن بیان کنید. هر جا که دوست دارید از عکس ها و فیلم ها استفاده کنید و مطالب را به صورت نمودار بکشید تا مشکل در ذهن افراد جاافتاده و فکرشان به آن سمت حرکت کند. اجازه دهید اعضای گروه بدانند که چگونه از ایده های آنها استفاده خواهد شد و چه نوع بازخوردی در مورد آنها دریافت خواهند کرد.

از همه افراد بخواهید که ایده ها و پیشنهادهایی برای حل مشکل ارائه دهند. هر ایده و راه حل باید در یک سند جداگانه نوشته شود. اعضا را تشویق کنید تا به طوفان فکری ادامه دهند تا زمانی که راه حل دیگری پیدا نکنند. انتظار داشته باشید که بین 5 تا 25 ایده از هر فرد دریافت کنید. وقتی می بینید که اکثر مردم از نوشتن دست کشیده اند، می دانید جلسه تمام شده است.

برای یادگیری تکنیک های ثروت سازی با کلام، زبان بدن و ارتباط موثر بر روی لینک کلیک کنید.

تجزیه و تحلیل یادداشت برداری ها

اعضای تیم را به گروه های کوچک تقسیم کنید. گروه بندی بر اساس شباهت ایده ها انجام می شود. بسته به مشکلی که در تلاش برای حل آن هستید، گروه بندی ها به صورت متفاوتی انجام می شود.

به عنوان مثال، اگر به دنبال راهی برای بهبود خدمات مشتری هستید، می توانید فعالیت های اصلی را که در فرآیند خدمات مشتری انجام می شود فهرست کنید. سپس پیشنهادات اعضای تیم را می توان بر اساس این فعالیت های برتر مرتب کرد و در گروه های جداگانه قرار داد. همچنین تعداد کاغذهایی را که روی آنها همان راه حل نوشته شده است، یادداشت کنید. به این ترتیب، می توانید درک کنید که هر ایده چقدر در بین اعضای تیم محبوب است.

برای اطلاع از نشانه های کمبود اعتماد به نفس بر روی لینک کلیک کنید.

به اعضا بازخورد بدهید

طراحی و اجرای راه حل هایی که بر اساس ایده های بیان شده در این جلسه به دست می آورید، ممکن است هفته ها یا حتی ماه ها طول بکشد. با این حال، باید به همه افراد حاضر در طول جلسه یا بلافاصله پس از آن بازخورد ارائه دهید. مهم نیست که ایده کسی عملی شود یا نه.

ارائه بازخورد فوری در مورد کمک های مردم به آنها نشان می دهد که تلاش های آنها ارزشمند است و جدی گرفته می شود. هنگامی که در نهایت راه حل های نهایی را اجرا کردید، به یاد داشته باشید که به اعضای تیم بازگردید و بازخورد دیگری در مورد وضعیت به آنها بدهید.

برای اطلاع از مفهوم ارتباط غیر کلامی بر روی لینک کلیک کنید.

مزایای روش یادداشت برداری کرافورد

این روش ساده می تواند تغییرات چشمگیر و متعددی را در یک سازمان ایجاد کند و مسیر موفقیت را تغییر دهد یا به آن سرعت بخشد. بنابراین اگر مدیریت مجموعه ای را بر عهده دارید، بهتر است در مبحث های مهم مدیریتی سازمان خود از این روش استفاده کنید.

مزایای این روش عبارتند از:

• با کمک این روش همه اعضای تیم می توانند در برنامه گروهی سازمان شرکت کنند.

• همه می توانند با شرایط یکسان در فعالیت ها شرکت کنند و نظرات آنها ارزش یکسانی دارد.

• اگر در تیم خود افراد درونگرا و آرامی دارید، با کمک این افراد شانسی مشابه دیگران دارند تا ایده های خود را توسعه دهند و نه فقط افراد قوی.

برای اطلاع از نحوه شرکت در دوره آموزشی عشق هوشمندانه بر روی لینک کلیک کنید.

• یکی از مهم ترین فواید این امر، جریان یافتن افکار گروهی و گستردگی و تنوع ایده ها و راهکارهاست.

• هنگام استفاده از این روش اعضای تیم به جای حرف زدن و اتلاف انرژی از کاغذ استفاده می کنند و نظم و سکوت رعایت می شود.

• مزیت دیگری که باعث محبوبیت این روش در بین اعضای تیم شده است این است که این مشارکت به همه اعضا اجازه می دهد آزادانه فکر کنند و نظرات خود را بدون حواس پرتی ثبت کنند.

• روش کرافورد عدالت و برابری را بین افراد ساکت و اعضای پرحرف به ارمغان می آورد.

• وقتی ایده های مشابه را در یک گروه جمع آوری می کنید، می توانید متوجه شوید که هر ایده چقدر در بین مردم محبوب است.

• با استفاده از این روش به تیم خود ارزش می‌دهید و اعضای تیم احساس می‌کنند که ایده‌های آن‌ها ارزشمند بوده و برای پیشرفت آنها بسیار مهم است که در نهایت منجر به پیشرفت شما خواهد شد.